નાગરિક અધિકાર પત્ર

આમુખ

ભારતીય બંધારણ મુજબ આપણું ભારત પ્રજાસત્તાક લોકશાહી છે. લોકશાહી એટલે લોકોની, લોકો માટે, લોકો દ્વારા ચાલતી સરકાર. આમ લોકશાહીમાં કેન્‍દ્ર સ્‍થાને નાગરિકો અને પ્રજાજનો છે. તેથી તેમની વાજબી માંગણીઓ અને લાગણીઓ ઉપર સમયસર ધ્યાન આપી વહીવટી તંત્ર સકારાત્મક અભિગમ અપનાવીને નિકાલ કરવો જોઈએ. આવો વહીવટ લોકાભિમુખ હોવો જોઈએ. આવો વહીવટ "કુલડીમાં ગોળ ભાંગે "તેવો ખાનગી હોવો જોઈએ નહીં પરંતુ, બધા જોઈ શકે તેવો પારદર્શક હોવો જાઈએ. નાગરિકોને પોતાના હક્કો અને ફરજોનું જ્ઞાન હોવું જોઈએ. વહીવટી તંત્રે તેમને લગતા પ્રશ્નોના નિકાલની વ્‍યવસ્‍થાની માહિતી આપી આ પ્રશ્નોના સમયસર નિકાલ માટે યોગ્ય માર્ગદર્શન આપવું જોઈએ. આવો પારદર્શક અને લોકાભિમુખ વહીવટ થાય તો ભ્રષ્‍ટાચાર આપોઆપ નાબૂદ થાય તેમ છે. ગુજરાત સરકારે આવા

• લોકાભિમુખ વહીવટ,
• પારદર્શક વહીવટ,
• નાગરિકોની સેવાઓ અને સમયસર નિકાલ માટે મિત્રતાપૂર્ણ સહકાર,
• સકારાત્મક નીકાલની વ્‍યવસ્‍થા,
• નાગરિકોના પ્રશ્નોના ઝડપી અને સમયસર નિકાલ તથા
• પ્રમાણિત અને ગુણવત્તાવાળા વહીવટ

માટે દરેક કચેરીઓમાં નાગરિક અધિકાર પત્ર દાખલ કરવાની ઘોષણા કરી છે.

રાજ્ય સરકારની આ નીતિને ધ્યાનમાં રાખી રમતગમત, યુવા અને સાંસ્‍કૃતિક પ્રવૃત્તિઓ વિભાગમાં તથા તેના હસ્‍તકના ખાતાના વડાઓની કચેરીઓમાં ગાંધી જયંતિના શુભદિનથી નાગરિક અધિકાર પત્ર દાખલ કરવાનું નક્કી કરવામાં આવ્‍યું છે.

આ નાગરિક અધિકાર પત્ર દ્વારા નાગરિકોને વિભાગ તથા તેના હસ્‍તકના ખાતાના વડાઓની કચેરીમાં ચાલતી વિવિધ યોજનાઓ અને પ્રવૃત્તિઓની માહિતી આપી યુવાનો, કલાકારો, મહિલાઓ, રમતવીરો, ઉગતા લેખકો વગેરે તેનો લાભ લઈ પોતાનો અને સમાજનો વિકાસ સાધે તેવા શુભાશયથી તૈયાર કરવામાં આવ્‍યો છે. તેના અમલ માટે અધિકારીઓ, કર્મચારીઓ અને નાગરિકો પૂરતો સાથ અને સહકાર આપશે એવી અપેક્ષા રાખવામાં આવે છે.

સરકારી કચેરીઓમાં આવતા બધા પત્ર વ્‍યવહાર તરફ પૂરતું ધ્યાન આપી તેનો સમયસર અને સકારાત્મક નિકાલ થાય તે દરેક અધીકારી તથા કર્મચારીની ફરજ છે. તેથી વિભાગ તથા તેના હસ્‍તકની ખાતાના વડાઓની કચેરીમાં આવતા પત્ર વ્‍યવહારનો વ્‍યાજબી સમયમાં નિકાલ થાય તે માટેની વ્‍યવસ્‍થા નાગરિક અધિકાર પત્રની બાબતો ઉપરાંત અન્ય પત્ર વ્‍યવહાર માટે પણ ગોઠવવામાં આવી છે. પ્રજાના પ્રતિનિધિઓ એવા સંસદસભ્યશ્રીઓ, વિધાનસભા સદસ્‍યશ્રીઓ અને પદાધિકારીઓ તરફથી પણ નગરીકો અને પ્રજાજનોના પ્રશ્નોની રજુઆતો થાય છે. આવી રજુઆતોનો સમયસર નિકાલ થાય તેવી વ્‍યવસ્‍થા પણ આ નગરિક અધિકાર પત્રમાં ગોઠવવામાં આવી છે. નાગરિકો, પદાધિકારીઓ અને અન્ય કચેરીઓ - વિભાગોમાંથી આવતા અગત્યના અને સમયમર્યાદાવાળા પત્ર વ્‍યવહારના નિકાલ માટે સંકલન, સમીક્ષા અને નિકાલ પર અંકુશની વ્‍યવસ્‍થા પણ વિભાગે ઉભી કરી છે.

વિભાગમાં આવતા પત્ર વ્‍યવહાર તથા બહાર જતા પત્ર વ્‍યવહારની નોંધણી વિભાગની રજીસ્‍ટ્રીમાં થતી હોય છે. તેથી સરકારી કચેરીઓના આ પ્રવેશ દ્વાર અને પ્રસ્‍થાન દ્વારને વધુ આધુનિક બનાવી તેની કામગીરી કોમ્‍પ્‍યુટરાઈઝેશન કરવાની વ્‍યવસ્‍થા પણ નાગરિક અધિકાર પત્રના એક ભાગરૂપે વિચારી છે. કાગળોના આવકની નોંધણી, સમયાંતરે નિકાલની સમીક્ષાની વ્‍યવસ્‍થા અને સંકલનની કામગીરી માટે વિભાગ તથા ખાતાના વડાઓની કચેરીઓમાં કોમ્‍પ્‍યુટરાઈઝેશન સીસ્‍ટમ ફોર કોઓર્ડીનેશન એન્ડ મોનીટરીંગ ઉભી કરવાનું વિચાર્યુ છે.

આશા છે કે વિભાગ તથા ખાતાના વડાઓ, પ્રાદેશિક અને જિલ્‍લા કચેરીઓના અધિકારીઓ અને કર્મચારીઓ નાગરિક અધિકાર પત્રની ભાવનાને સમજી રાજ્ય સરકારે અપનાવેલા નગરિક અધિકાર પત્રની ભાવનાને મૂર્તિમંત કરવામાં ઉમદા ફાળો આપી નાગરિકો, પદાધીકારીઓ તથા પ્રજાજનોને સંતોષ આપશે તો આવ નાનકડા વિભાગ માટે મોટી ઉપલબ્ધિ બનશે.

નગરિક અધિકાર પત્ર તથા અન્ય વહીવટી બાબતો અંગે અધિકારીઓ, કર્મચારીઓ, નાગરિકો, પદાધિકારીઓ અને પ્રજાજનો તરફથી યોગ્ય સૂચનો કરી નાગરિક અધિકાર પત્રની ભાવનાને વધુ મૂર્તિમંત બનાવશે એવી આશા રાખુ છું.

ગાંધીનગર,                                                                                              અગ્ર સચિવ,

નાગરિક અધિકાર પત્રના ઉદ્દેશો

આ નાગરિક પત્ર દ્વારા રમતગમત, યુવા અને સાંસ્‍કૃતિક પ્રવૃત્તિઓ વિભાગને સ્‍પર્શતા નાગરિકો અને પદાધિકારીઓની રજુઆતો, સૂચનો, માંગણીઓ અને ફરીયાદોના નિકાલ માટે ઉત્તરાદાયી, પારદર્શક અને મિત્રતાપૂર્ણ વહીવટી તંત્ર પુરૂ પાડવાનો મુખ્ય ઉદ્દેશ છે. આ નાગરિક પત્રના ઉદ્દેશ આ મુજબ છે.

• નાગરિકોને માહિતી અને માર્ગદર્શન આપી તેમના પ્રશ્નોના નિકાલમાં સહકારભર્યા અભિગમ.
• નાગરિકો સાથે મિત્રતાપૂર્ણ, વિવેકપૂર્ણ વ્‍યવહાર.
• ઉત્તરદાયી, પારદર્શક, લાયકાતપૂર્ણ અને ગુણવત્તાસભર વહીવટી તંત્રનું નિર્માણ.
• નાગરિક સેવાઓમાં સુધારણા અને પ્રામાણિકતા.
• નાગરિકોની રજુઆતોનો ઝડપી, ન્યાયપૂર્ણ અને હકારાત્મક નિકાલ.

આ ઉદ્દેશોની પૂર્તિ માટે વિભાગ તથા તેના હસ્‍તકના ખાતાના વડાઓ અને કચેરીઓ સંનિષ્‍ઠ પ્રયત્નો કરશે. નાગરિકોના અને કર્મચારીઓના સાથ અને સહકારથી આ ઉદ્દેશો જરૂરથી પરિપૂર્ણ થશે.

નાગરિકોના અધિકારો

આ નાગરિક અધિકાર પત્ર દ્વારા નાગરિકોને તેમના પ્રશ્નોના નિકાલ માટે નીચે દર્શાવેલા અધિકારો પુરા પાડવામાં આવે છે.

• વિભાગ તથા તેના હસ્‍તકની તમામ કચેરીઓ કામકાજના દિવસોમાં વખતોવખત નક્કી કરેલ સમયે ખોલવામાં અને બંધ કરવામાં આવશે. હાલનો સમય ૧૦.૩૦ થી ૧૮.૧૦નો છે.
• કચેરીમાં આવતાં તમામ નાગરીકોને નાગરિક સુવિધા કેન્‍દ્રોમાં આવકારી તેમને જરૂરી માહિતી અને માર્ગદર્શન પુરાં પાડવામાં આવશે.
• નાગરિકો સાથે મિત્રતાપૂર્ણ સહકારભર્યા વ્‍યવહાર કરવામાં આવશે.
• કચેરીમાં આવતાં નાગરિકો સંબંધિત અધિકારીઓ તથા કચેરીના વડાને પોતાની કામગીરી કે ફરીયાદ માટે નિયત સમયે રૂબરૂ મળી શકશે.
• કચેરીમાં ટપાલ કે રૂબરૂમાં આવતા નાગરિકોના પત્રોની નોંધણી કરી તેની પાવતી આપી તેમાં નિકાલની અંતિમ તારીખની જાણ નાગરિકોને કરવામાં આવશે. દરેક કામ માટે નાગરિકે રૂબરૂ આવવાની જરૂરી નથી.
• નાગરિકો સાથેના પત્ર વ્‍યવહારની ભાષા સરળ અને વિવેકપૂર્ણ રહેશે.
• નગરિકોને પોતાના પ્રશ્નોના નિકાલમાં અન્યાય થવાનું લાગતું હોય તો તેઓ આ અંગે ઉપરી અધિકારીને વિગતવાર રજુઆત કે ફરીયાદ કરી શકશે અથવા અપીલની જોગવાઇ હોય તેવા કિસ્સામાં સક્ષમ અધિકારીને નક્કી કરેલ સમયમર્યાદામાં અપીલ કરી શકશે.
• નાગરિકોને પોતાના પ્રશ્નો કે ફરીયાદના નિકાલનાં સ્‍પષ્‍ટ અને વિગતવાર કારણો જાણવાનો હક્ક છે. વહીવટીતંત્રે લીધેલાં નિર્ણયોનાં વિગતવાર કારણો નાગરિકને આપવામાં આવશે.
• નાગરિકો યોજનાઓ, કામગીરી તથા પ્રશ્નોના નિકાલ માટે યોગ્ય સૂચનો કરી શકશે વહીવટીતંત્ર આવા સૂચનો ઉપર પૂરતું ધ્યાન આપશે.

નાગરિકો પાસેની અપેક્ષાઓ

• વહીવટી તંત્રને જુદી જુદી યોજનાઓ અને કામગીરી માટે જરૂરી પુરાવાઓ અને વિગતો સાથે નાગરિકો અરજી કરે તેવી અપેક્ષા રાખવામાં આવે છે.
• જો યોજનાઓ અને કામો અરજીના નમૂના નક્કી કરવામાં આવ્યા હોય તો આવ નમૂનાઓમાં અરજી કરવી જોઈએ.
• જેમ અધિકારીઓ તથા કર્મચારીઓ પાસે નાગરિકો મિત્રતાપૂર્ણ અને વિવેકપૂર્ણ વ્‍યવહારની આશા રાખે છે, તેમ નાગરિકો પાસે પણ આવ વ્‍યવહારની અપેક્ષા રાખવામાં આવે છે.
• નાગરિકો પોતાના અંગત સ્‍વાર્થ ખાતર અન્ય નાગરિકને નુકશાન કરી પોતાનું કામ ગેરરીતિઓ, લાગવગશાહી કે ભ્રષ્‍ટાચારનો આશરો લઈ ન કરાવે તેવી અપેક્ષા રાખવામાં આવે છે.
• નોંધાયેલી રજુઆતો તથા ફરીયાદોને ક્રમ મુજબ તથા સમયમર્યાદામાં નિકાલ થાય તે માટે વહીવટીતંત્રને મદદરૂપ થવાની આશા રાખવામાં આવે છે.
• ખોટા આક્ષેપોવાળી અરજીઓ કરી વહીવટીતંત્રની શક્તિ અને સમય વેડફવામાં ન આવે તેવી આશા રાખવામાં આવે છે. નિડરતાથી ચોક્કસ પુરાવાઓ અને વિગતો સાથે અરજી કરવાથી સમયસર તપાસ કરી ગેરરીતિઓ અને ભ્રષ્‍ટાચાર સામે પગલાં ભરી શકાય છે.
• સર્વપ્રથમ યોજનાઓ અને કામોના અમલીકરણ અધિકારીને જ અરજી કરી કામગીરીનો સમયસર નિકાલ થાય તે જોવું જરૂરી છે. જુદી જુદી કચેરીઓમાં અરજીઓ કરવાથી નાગરિકો તથા વહીવટીતંત્રના સમય અને શક્તિનો વ્‍યય થાય છે. અને નિકાલમાં વિલંબ થાય છે.
• નક્કી થયેલ કાયદા, નિયમો અને કાર્યપધ્ધતિ મુજબ વહીવટીતંત્ર કામગીરી કરે તે જોવાનો નાગરિકોએ આગ્રહ રાખવો જોઈએ. બાહ્ય દબાણ, લાગવગશાહી, ગેરરીતિઓ કે ભ્રષ્‍ટાચાર દ્વારા વહીવટીતંત્ર પાસે કામ કરાવવાની રીતરસમો નાગરિકો અપનાવવી જોઈએ નહીં, બલ્‍કે નાગરિકોએ આવી રીતરસમો ખુલ્‍લી પાડવી જોઈએ.
• નાગરિકોને પોતાના પ્રશ્નોના નિકાલ અંગે આ નાગરિક અધિકાર પત્ર અધિકારો આપે છે. સાથોસાથ સારા, સ્‍વચ્છ અને તટસ્‍થ વહીવટ માટે સહકારની અપેક્ષાઓ વહીવટીતંત્ર રાખે છે.
• અધિકારીઓ અને કર્મચારીઓ તટસ્‍થ રીતે કામગીરી બજાવી શકે તે હેતુથી તેમની નિમણૂંકો અને બદલીઓમાં નાગરિકો તથા પદાધિકારીઓએ હસ્‍તક્ષેપ કરવો જોઈએ નહીં. રાજ્ય સરકારે આવી લાગવગશાહી તથા રાજકીય દબાણોથી દુર રહેવા અધિકારીઓ અને કર્મચારીઓને ચેતવણી આપી તેમની સામે શિસ્‍તભંગના પગલાં ભરવાની સૂચનાઓ આપી છે.
• કર્મચારીઓ સામેની ફરીયાદોનો સાચો નિકાલ તેની અન્યત્ર બદલી નથી. આવા કર્મચારીઓ સામે યોગ્ય તપાસ કરી તેમને સજા કરવાથી વહીવટ સુધરે છે. આવા કર્મચારીઓની અન્યત્ર બદલી કરવાથી દૂષણ અટકતું નથી. પરંતુ, અન્ય જગ્યાએ ફેલાય છે. તેથી આવ કર્મચારીઓની બદલીનો આગ્રા ના રાખતાં તેમની કસુર માટે સજા થાય તે માટે નાગરિકોએ આગ્રહ રાખવો જોઈએ.
• સરકારી કચેરીઓ અને મિલકતોને સ્‍વચ્છ અને સુંદર રાખવામાં નાગરિકોએ સહકાર આપવો જોઈએ.
• સરકારી કામગીરીમાં નાગરિકોએ સેવાભાવનાથી સહકાર આપવો જોઈએ અને વહીવટીતંત્રને મદદરૂપ થવું જોઈએ.

નાગરિક અધીકાર પત્ર

• ગુજરાત સરકારે નાગરિકોના કામકાજનો સમયસર અને સંતોષકારક નિકાલ થાય તથા વહીવટ પરદર્શક અને લોકાભિમુખ બને તે હેતુથી નાગરિક અધિકાર પત્રનો આદર્શ આનાવેલ છે. આ આદર્શને મૂર્તિમંત કરવા રમતગમત, યુવા અને સાંસ્‍કૃતિક પ્રવૃત્તિઓ વિભાગ તથા તેના હસ્‍તકની ખાતાના વડાની કચેરીઓમાં નાગરિક અધિકાર પત્રની ૨જી ઓટક્ટોબર, ગાંધી જયંતિ-૨૦૦૧ થી ઘોષણા કરી છે.

• નાગરિક જરૂરી માહિતી મળી રહે તે હેતુથી વિભાગ તથા ખાતાના વડાઓની કચેરીઓમાં નાગરિક સુવિધા કેન્‍દ્રો ઉભાં કરવામાં આવશે. આવા કેન્‍દ્રોમાં નાગરિકો માટે નીચે દર્શાવેલી સેવાઓ આપવામાં આવશે.
  • નગરિકો માટે બેઠકની વ્‍યવસ્‍થા.
  • નગરિકો માટે પીવાના પાણીની વ્‍યવસ્‍થા.
  • નગરિકો માટે જરૂરી માહિતી અને માર્ગદર્શન
  • નગરિકો માટે અધિકારીઓની મુલાકાતની વ્યવસ્‍થા
  • નગરિકોની અરજીઓ - પત્રોનો સ્‍વીકા અને પહોંચ.
  • નગરિકોના સૂચનો તથા ફરીયાદ માટે સૂચન પેટી.
  • વિભાગ - કચેરીની પ્રવૃત્તિઓ અને યોજના માટેના ફોર્મ અને સાહિત્યનું વિતરણ.

નાગરિક સુવિધા કેન્દ્રનુ સંચાલન, સંકલન જનસંપર્ક અને સંકલન અધિકારી દ્વારા કરવામાં આવશે. તેમને મદદરૂપ થવા વિભાગ - કચેરીઓના અન્ય કર્મચારીગણની સેવાઓ લેવામાં આવશે. જનસંપર્ક અને સંકલન અધિકારી નાગરિકોના પત્રો, અરજીઓ અને અન્ય પત્ર વ્‍યવહારના સમયસર નિકાલ ઉપરાંત સંસદસભ્યો, વિધાનસભા સદસ્‍યો, માનનીય મુખ્યમંત્રી તથા અન્ય મંત્રીના તથા ભારત સરકારના સંદર્ભોના સમયસર નિકાલ ઉપર દેખરેખ રાખશે.

• જનસંપર્ક અને સંકલન અધિકારી નાગરિક અધીકાર પત્ર હેઠળની અરજી - પત્રો તથા અગત્યના અને સમયમર્યાદાવાળા અન્ય પત્રો - સંદર્ભોના નિકાલની માહિતી સંબંધિત શાખાઓ પાસેથી એકત્રિત કરી થયેલા નીકાલની સમીક્ષા નોંધ વિભાગના સચિવશ્રી, ખાતાના વડા કે કચેરીના વડા સમક્ષ દર પખવાડીયે રજુ કરશે.
• જનસંપર્ક અને સંકલન અધીકારીની દેખરેખ અને માર્ગદર્શન હેઠળ વિભાગ - કચેરીની રજીસ્‍ટ્રીની કામગીરી કરવામાં આવશે. રજીસ્‍ટ્રીના કોમ્‍પ્‍યુટરાઈઝેશનની કામગીરી ઉપર પણ તેઓ દેખરેખ રાખશે. વિભાગ - કચેરીમાં આવતાં પત્ર વ્‍યવહારનું વાંચન કરી તેનું વિભાગ - કચેરીની શાખા અને ટબલવાર વિતરણ - વ્‍યવસ્‍થા પણ આ અધિકારી ગોઠવશે. વિભાગમાં આવતાં પત્ર વ્‍યવહાર તથા બહાર જતા પત્રો - કાગળોના વિતરણની વ્‍યવસ્‍થા ઝડપથી થાય તેનું પણ તેઓ ધ્યાન રાખશે.
• વિભાગને સ્‍પર્શતા નાગરિકોના પ્રશ્નો, સૂચનો અને ફરીયાદના નિકાલ માટેની સમયમર્યાદા પરિશિષ્‍ઠ-ક માં દર્શાવ્‍યા મુજબની રહેશે. આ સમયમર્યાદા આવા પત્રો - સંદર્ભોના નિકાલ થાય તેની જવારદાર સંબંધિત ટેબલની રહેશે. સમયસર નિકાલ થાય તે માટે સંબંધિત શાખાધિકારીઓ, ઉપસચિવ તથા સંયુક્ત નાયબ સચિવે તથા વિભાગ કે કચેરીના વડા તથા અન્‍ય અધિકારીઓએ પણ ખાસ કાળજી લેવાની રહેશે.
• નાગરિક અધિકાર પત્રને સ્‍પર્શતા વિભાગ - કચેરીમાં રૂબરૂ કે ટપાલમાં રજુ થયેલી અરજીઓ અને પત્રોની નોંધણી રજીસ્‍ટ્રીમાં પત્રક-૨ના નમૂનામાં કરવાની રહેશે. પત્રક-૧ના આવક નોંધણી પત્રકના કોમ્‍પ્‍યુટરાઈઝ કરેલ પત્રકમાંથી પત્રક-૨ તૈયાર કરવાનું રહેશે.
• રૂબરૂ કે ટપાલમાં મળેલા નાગરિક અધિકાર પત્રને સ્‍પર્શતા બધા પત્રો - કાગળો કે અરજીઓની નોંધણી પત્રક-૧ના નમૂનામાં નોંધી પત્રક-૨ના નમૂનામાં ઉતારવાની રહેશે. આ પત્રક-૨ મુજબ આવા સંદર્ભોના નિકાલની સમીક્ષા કરવામાં આવશે. રૂબરૂ કે ટપાલમાં આવેલા બધા પત્રો કે અરજીઓની પહોંચ જનસંપર્ક અને સંકલન અધિકારીની સહીથી રજીસ્‍ટ્રી દ્વારા પાઠવવામાં આવશે. આ પહોંચનો નમૂનો પરિશિષ્‍ઠ-ખ મુજબનો રહેશે.
• નાગરિકોના પ્રશ્નોની રજુઆત માટે તેઓ વિભાગ - કચેરીના જનસંપર્ક અને સંકલન અધિકારીને કે સંબંધિત અધિકારીને ઠરાવેલા દિવસે અને સમયે રૂબરૂ મળી શકશે. નગરિક સુવિધા કેન્‍દ્રમાં નિયત નમૂનામાં મુલાકાતી રજીસ્‍ટર રાખવામાં આવશે. જનસંપર્ક અને સંકલન અધિકારી મારફતે નાગરિક સંબંધિત અધિકારીને રૂબરૂ મળી શકશે. મુલાકાત નોંધ નિયત નમૂનામાં નાગરિક સુવિધા કેન્‍દ્ર દ્વારા રાખવામાં આવશે.
• નાગરિકોને જવાબ આપવામાં વિવેકપૂર્ણ ભાષામાં માગણી - સૂચન મંજૂર કે નામંજૂર કરવા અંગે વિગતવાર કારણો આપી નિયત સમયમર્યાદામાં પ્રત્યુત્તર પાઠવવાનો રહેશે.
• વાજબી રીતે રજુઆત કરવા છતાં નાગરિકોના પ્રશ્નોનો સંતોષકારક જવાબ ન મળે તો તેવા તેમના ઉપલા અધિકારીને લેખિત કે મૌખિક રજુઆત કરી શકે છે. વિભાગમાં તથા વિભાગ હસ્‍તકના ખાતાના વડાઓની કચેરીઓમાં ફરીયાદપાથી નિભાવવાની રહેશે. આ ફરીયાદપોથીમાંની ફરીયાદો અંગે કચેરીના વડા કે વિભાગના સંકલનની કામગીરી સંભાળતા નાયબ સચિવ તપાસ કરી ફરીયાદ કરનારને જરૂરી જવાબ દિન-૧૫માં પાઠવશે.

અગત્યના પત્રો - સંદર્ભોનો નિકાલ

નગરિકને સ્‍પર્શતા તથા જાહેર અગત્યના પ્રશ્નોના નિકાલ માટે મહાનુભાવો તથા પદાધિકારીઓ દ્વારા રજુઆત કરવામાં આવતી હોય છે. મંત્રીશ્રીઓ, સંસદસભ્‍યો, વિધાનસભા સદસ્‍યશ્રીઓ તથા અન્‍ય પદાધિકારીઓ દ્વારા પણ પ્રજાના પ્રશ્નોની રજુઆત અને તેના નિકાલ કરવાની સૂચનાઓ સરકારશ્રી તરફથી આપવામાં આવતી હોય છે. નાગરિક અધિકાર પત્રની ભાવનાને ધ્યાનમાં લઈ મહાનુભાવો તથા પદાધિકારીઓ દ્વારા રજુ થતાં અગત્યના પત્રો અને સંદર્ભોના નિકાલ માટે પણ સમયમર્યાદા ઠરાવી તેનો સમયસર નિકાલ કરવાની વ્‍યવસ્‍થા પણ નાગરિક અધિકાર પત્રના એક ભાગરૂપે ગોઠવવામાં આવી છે.

આવા અગત્યના પત્રો તથા સંદર્ભોમાં સામાન્ય રીતે નીચે દર્શાવેલ કાગળોનો સમાવેશ થયેલ છે.

• રાજભવનના પત્રો - સંદર્ભો.
• મુખ્યમંત્રીશ્રી અને તેમના કાર્યાલયના પત્રો - સંદર્ભો.
• વિભાગનાં મંત્રીશ્રી અને તેમના કાર્યાલયના પત્રો - સંદર્ભો.
• અન્ય મંત્રીશ્રીઓના પત્રો - સંદર્ભો.
• સંસદસભ્યશ્રીઓના પત્રો - સંદર્ભો.
• વિધાનસભા સદસ્‍યશ્રીઓના પત્રો - સંદર્ભો.
• વિધાનસભા પ્રશ્નો.
• વિધાનસભાની અન્ય અગત્યની બાબતો જેવીકે, ખાતરીઓ, સંકલ્‍પ તથા સમિતિઓની ભલામણો.
• લોકસભા પ્રશ્નો.
• નાગરિક અધિકાર પત્રને લગતા પત્રો - સંદર્ભો. - અરજીઓ.
• ગુજરાત તકેદારી અયોગના પત્રો - સંદર્ભો.
• કોર્ટને લગતા સંદર્ભો.
• ઓડીટને લગતા સંદર્ભો.
• ભારત સરકારના સંદર્ભો.
• અર્ધસરકારી પત્રો તથા સમયમર્યાદા વાળા અન્ય સંદર્ભો.
• ખાતાના વડાઓના પત્રો - સંદર્ભો.

આવા અગત્યના અને સમયમર્યાદા વાળા પત્રો તથા સંદર્ભોના નિકાલ માટે પરિશિષ્‍ઠ - ગ માં દર્શાવ્યા પ્રમાણે સમયમર્યાદા નક્કી કરવામાં આવી છે. આવા પત્રવ્‍યવહાર માટે પરિશિષ્‍ઠમાં દર્શાવ્‍યા મુજબના કોડ નંબરો આપ્‍વામાં આવ્‍યા છે. કોમ્‍પ્‍યુટરમાં પણ આવ કોડ નંબરો મુજબ આવા પત્રો - સંદર્ભોની માહિતી એકત્રિત થાય તેવી વ્‍યવસ્‍થા ગોઠવવામાં આવી છે.

નાગરિક અધિકાર પત્ર તથા આવા અગત્યના અને સમયમર્યાદા વાળા પત્રો - સંદર્ભોનો યોગ્ય રીતે નિકાલ થાય તે માટે તેની માહિતી પત્રક - ૧, પત્રક - ૨, પત્રક - ૩, પત્રક - ૪, પત્રક - ૫, અને કોમ્‍પ્‍યુટરમાં થાય તે ખૂબ જ જરૂરી છે. આવા પત્રો - સંદર્ભોના નિકાલની સમીક્ષા દર પખવાડીયે કરવમાં આવશે. તેથી કોમ્‍પ્‍યુટર ઓપરેટરે તથા સંબંધિત નોંધકારે આવા કાગળોની વ્‍યવસ્‍થિત નોંધ રાખવાની રહેશે. આવા કાગળોના નીકાલની માહિતી જવાબની રવાનગી કરતી વખતે પત્રની મુળપ્રત પરના સિક્કામાં યોગ્ય જગ્યાએ કરવાની રહેશે. આ નોંધના આધારે રજીસ્‍ટ્રીમાંથી જાવક કર્યા બાદ આ પ્રતની નોંધ ઉપરથી કોમ્‍પ્‍યુટર ઓપરેટરે આવા પત્રો - સંદર્ભોના મુળ નોંધણી ક્રમાંક સામે કરવાની રહેશે. દા.ત. તા. ૦૫-૦૫-૨૦૦૧ના રોજ નોંધણી ક્રમાંક : રમત આગળ દર્શાવેલ પત્રનો અંતિમ નિકાલ તા. ૧૫-૦૬-૨૦૦૧ના રોજ કરવામાં આવે તો પત્રક - ૧ના ક્રમાંક : રમત ના કોલમ-૮ અને ૯માં કોમ્‍પ્‍યુટર દ્વારા નિકાલ કર્યાની તારીખ અને ફાઈલ ક્રમાંક નોંધવામાં આવશે. આવા પત્રો - સંદર્ભોના વચગાળાના નિકાલની વ્‍યવસ્‍થા પણ આજ રીતે કોમ્‍પ્‍યુટરમાં નોંધવામાં આવશે. જેથી આવ કાગળોની અદ્યતન માહિતી મળી શકે.

નાગરિકોના પત્રો - સંદર્ભો તથા અગત્યના કાગળોનો નિકાલ કરતી વખતે કેટલીક વાર ખાતાના વડાઓ તથા અન્ય કચેરીઓમાંથી અહેવાલ, અભિપ્રાય કે માહિતી મંગાવવી પડતી હોય છે. આવા કાગળો પ્રત્યુત્તરની રાહ જોવા અવેઈટ કેસીસ તરીકે રાખવામાં આવે છે. આવા અવેઈટ કેસોની પણ ૧૫ દિવસે સમીક્ષા કરી તેના આખરી નિકાલ માટે સંબંધકર્તા કર્મચારી તથા અધિકારીએ કાળજી રાખવી જોઈએ. કચેરીના વડાએ પણ આ કાળજી રાખવી જોઈએ. આવ બાકી તુમારો (અવેઈટ કેસીસ)ની દર પખવાડીયે સમીક્ષા થાય તે માટે પત્રક-૫માં કાર્યપત્રકની તારીજમાં આવી માહિતી નોંધકારે આપવી જોઈએ. શાખાધિકારી તથા સંબંધિત અધિકારીએ આવા કેસોની સમીક્ષા કરી ઉપરી અધીકારીના ધ્યાન ઉપર લાવી તેના સમયસર નિકાલ માટે વ્‍યવસ્‍થા કરવી જોઈએ.

નાગરિક અધિકાર પત્રને સ્‍પર્શતા વિભાગ - કચેરીમાં રૂબરૂ કે ટપાલમાં રજુ થયેલી અરજીઓ અને પત્રોની નોંધણી રાજીસ્‍ટ્રીમાં પત્રક-૨ના નમૂનામાં કરવાની રહેશે. પત્રક-૧ના આવક નોંધણી પત્રકના કોમ્‍પ્‍યુટરાઈઝ કરેલ પત્રકમાથી પત્રક-૨ તૈયાર કરવાનું રહેશે.

સંકલન અને સમીક્ષા માટેની કોમ્પ્યુનટરાઈઝેશન પધ્ધતિ

(કોમ્પ્‍યુટરાઈઝેશન સીસ્‍ટમ ફોર કોઓર્ડીનેશન એન્‍ડ મોનીટરીંગ, સી.એસ.સી.એમ.)

• અગત્યના અને સમયમર્યાદા વાળા પત્રો અને સંદર્ભો જેવા કે, રાજભવનના સંદર્ભો, મુખ્યમંત્રીશ્રી અને તેમના કાર્યાલયના સંદર્ભો, મંત્રીશ્રીઓના સંદર્ભો, સંસદસભ્‍યો અને વિધાનસભાના સદસ્‍યશ્રીઓના સંદર્ભો, ભારત સરકારના સંદર્ભો, તકેદારી આયોગના સંદર્ભો વગેરેના આવક અને નિકાલની વ્‍યવસ્‍થિત નોંધણીના અભાવે આવ સંદર્ભોના નિકાલના સંકલન અને સમીક્ષા કરવામાં હાલમાં ખૂબ જ મુશ્કેલ પડે છે. સમય અને શક્તિનો વ્‍યય થવા છતાં આવ સંદર્ભોના નિકાલ ઉપર જોઈએ તેટલું ધ્યાન આપી શકાતું નથી. એટલું જ નહીં તેના નિકાલની પૂરતી માહિતી પણ વિભાગ અને કચેરીઓમાંથી સમય સર મળતી નથી. તેથી આવા સંદર્ભોના નિકાલ માટે સતત સમીક્ષા ઉચ્ચ કક્ષાએ થવી જરૂરી છે.
• નાગરિક અધિકાર પત્ર હેઠળ આવતાં પત્રો અને સંદર્ભોના નિકાલ અંગે પણ સતત સમીક્ષા કરી ઠરાવેલી સમયમર્યાદામાં નાગરિકને સંતાષ થાય તે રીતે નીકાલની વ્‍યવસ્‍થા ગોઠવવી જરૂરી છે. નાગરિક અધીકાર પત્ર દ્વારા નાગરિકોની વહીવટી તંત્ર તરફની અપેક્ષાઓ વધતી જશે અને જો આ અપેક્ષાઓ સમયસર પરિપૂર્ણ કરવામાં નહીં આવે તો વહીવટી તંત્ર તરફનો નાગરિકોનો અસંતોષ વધતો જશે.
• આ સંજોગોમાં અગત્યના અને સમયમર્યાદા વાળા પત્રો - સંદર્ભો તથા નાગરિક અધિકારી પત્રના સંદર્ભોના સમયસર નિકાલ થાય તે માટે ઝડપી અને અસરકારક સંકલન અને સમીક્ષા માટેની કોમ્‍પ્‍યુટરાઈઝેશન પધ્ધતિ (કોમ્‍પ્‍યુટરાઈઝેશન સીસ્‍ટમ ફોર કોઓર્ડીનેશન એન્‍ડ મોનીટરીંગ) અમલમાં મૂકવી જરૂરી છે. તેથી વિભાગ તથા તેના હસ્‍તકની ખાતાની વડાઓની કચેરીઓમાં આ પધ્ધતિ (સી.એસ.સી.એમ.) અમલમાં મુકવાનું નક્કી કર્યુ છે. આ અંગેનો ખર્ચ નાગરિક અધિકાર પત્રની મળવાપાત્ર ગ્રાન્‍ટ તથા વિભાગ - કચેરી હસ્‍તકની અન્‍ય ગ્રાન્‍ટમાંથી કરવામાં આવશે.

આ પધ્ધતિ હેઠળ નીચે દર્શાવેલા પત્રો - સંદર્ભોને આવરી લઈ વિભાગના અધિકારીઓ તથા ખાતાના વડાઓ દ્વારા સમયાંતરે સંકલન અને સમીક્ષા કરવામાં આવશે.

• રાજભવનના પત્રો - સંદભો.
• મુખ્યમંત્રશ્રી અને તેમના કાર્યાલયના પત્રો - સંદર્ભો.
• વિભાગના મંત્રશ્રી અને તેમના કાર્યાલયના પત્રો - સંદર્ભો.
• અન્‍ય મંત્રીશ્રીઓના પત્રો - સંદર્ભો.
• સંસદસભ્યશ્રીઓના પત્રો - સંદર્ભો.
• વિધાનસભા સદસ્‍યશ્રીઓના પત્રો - સંદર્ભો.
• વિધાનસભા પ્રશ્નો.
• વિધાનસભાની અન્ય અગત્યની બાબતો જેવી કે, ખાતરીઓ, સંકલ્‍પો તથા સમિતિઓની ભલામણો.
• લોકસભા પ્રશ્નો.
• નાગરિક અધિકાર પત્રને લગતા પત્રો - સંદર્ભો - અરજીઓ.
• ગુજરાત તકેદારી અયોગના પત્રો - સંદર્ભો.
• કોર્ટને લગતા સંદર્ભો.
• ઓડીટને લગતા સંદર્ભો.
• ભારત સરકારના પત્રો - સંદર્ભો.
• અર્ધસરકારી પત્રો તથા સમયમર્યાદા વાળા અન્ય સંદર્ભો.
• ખાતાના વડાઓના પત્રો - સંદર્ભો.
• વિભાગના પત્રો - સંદર્ભો (ખાતાના વડાની કચેરીઓ માટે)
• નાગરિક અધીકાર પત્ર હેઠળના પત્રો, અરજીઓ તથા સંદર્ભો અને અગત્યના તથા સમયમર્યાદા વાળા પત્રો - સંદર્ભોના નિકાલના સંકલન અને સમીક્ષા માટે નીચે દર્શાવેલ પત્રકો સંબંધિત શાખા, કચેરી તથા વિભાગે નિભાવવાનાં રહેશે.

• પત્રક - ૧ થી પત્રક - ૭ સુધીના પત્રકો કોમ્પ્યુતટરાઈઝ પત્રકો રહેશે. પત્રક - ૧ ઉપરથી પત્રક - ૨ થી પત્રક - ૩ કોમ્યુધી ટર દ્વારા તૈયાર કરવામાં આવશે. આ અંગેની વધુ માહિતી રજીસ્ટ્રી નું આધુનીકરણ અને કોમ્યુક ટરાઈઝેશનના પ્રકરણમાં વિગતવાર આપવામાં આવી છે.

• પત્રક - ૪ ઉપરથી શાખા - કચેરી કે વિભાગની કામગીરીનું તારીખ પત્રકો બનાવી નાગરિક અધિકાર પત્ર તથા અગત્યના અને સમયમર્યાદા વાળા પત્રો તથા સંદર્ભોના નિકાલના સંકલન અને સમીક્ષાની કામગીરી કરવાની રહેશે.
• નાગરિક અધીકાર પત્ર તથા અગત્યના અને સમયમર્યાદા વાળા પત્રો - સંદર્ભોના નિકાલના સંકલન અને સમીક્ષાની કામગીરી શાખાધીકારી તથા કચેરીના વડા દ્વારા દર સોમવારે કરવામાં આવશે. જ્યારે સંબંધિત નાયબ - સંયુક્ત સચીવ દ્વારા તેમના હસ્‍તકની શાખાઓ તથા ખાતાના વડાઓની આવી કામગીરી સમીક્ષા દર પખવાડીયે કરશે. આમ કરવાથી આવ પત્રો - સંદર્ભોના નિકાલના સંકલન અને સમીક્ષાની અસરકારક કામગીરી બજાવી શકાશે. વિભાગ - કચેરીના જનસંપર્ક અને સંકલન અધિકારીએ આ અંગેની માહિતી સમયસર સંબંધિત અધિકારીને રજુ કરવાની રહેશે.
• આ પધ્ધતિના અમલ માટે સંબંધિત કચેરીઓને જરૂરી સોફ્ટવેર ઉભું કરવામાં આવશે અને કોમ્‍પ્‍યુટર સેવાઓનો ઉપયોગ કરવામાં આવશે.